Dropbox Sign でドキュメントを一括削除する方法

管理者は、管理コンソール からチームのドキュメントを一括削除できます。一括削除を使用する前に、チーム クラウドの同期を有効にしておくことをおすすめします。詳しくは、チーム クラウド同期の使用方法をご覧ください。

一括削除は Premium プランでご利用いただけます。

管理者は、2 つの方法でドキュメントを一括削除できます。

一括削除の使い方

1 回限りの削除は、手動で一括削除を行う方法で、これまでに完了した（署名済みまたは署名を辞退された）すべてのドキュメントが Dropbox Sign アカウントから削除されます。この操作を元に戻すことはできませんが、72 時間の保持期間が設けられています。そのため、削除操作を行った管理者または他の管理者は、ドキュメントが削除される前に保持しておきたいドキュメントをダウンロードすることができます。

1 回限りの削除を実行するには、次の手順に従います。

1. 管理者のアカウント情報を使用して、hellosign.com にログインします。
2. 右上にあるご自身のイニシャルにカーソルを合わせます。
3. ［管理コンソール］をクリックします。
4. 左側のサイドバーにある［設定］をクリックします。
5. 左側のサイドバーで［ドキュメントとテンプレート］をクリックします。
6. ［ドキュメントの削除］の右側にある［設定］をクリックします。
7. ［1 回限りの削除］を見つけ、説明の横にある［ドキュメントを削除］をクリックします。
8. 利用規約と内容を確認し、チェックボックスをクリックして同意します。
9. ［ドキュメントを削除］をクリックします。

常時削除の使用方法

管理者は常時削除を使用することで、今後のすべてのドキュメントが完了時に Dropbox Sign アカウントから自動的に削除されるように設定することができます。この機能を有効にすると、今後はあらゆるドキュメントが完了後 72 時間で削除されます。常時削除を無効にすると、削除待ちのドキュメント（72 時間の保持期間中のドキュメント）の削除が取り消され、ドキュメントは削除されません。

常時削除を有効にするには：

1. 管理者の アカウント情報を使用して、hellosign.com に ログイン します。
2. 右上にあるご自身のイニシャルにカーソルを合わせます。
3. ［管理コンソール］をクリックします。
4. 左側のサイドバーにある［設定］をクリックします。
5. 左側のサイドバーの［ドキュメントとテンプレート］をクリックします。
6. ［ドキュメントの削除］の右側の［設定］をクリックします。
7. ［常時削除］を探し、説明の横にある ［有効にする］をクリックします。 
8. 利用規約と内容を確認し、チェックボックスをクリックして同意します。

9. ［今後作成するドキュメントを削除］をクリックします。機能が正常に有効になったことをお知らせする通知が表示されます。

クラウド同期による一括削除の使用方法

管理者が一括削除と常時削除を使用する場合には、事前にチーム クラウドの同期を有効にしておくことをおすすめします。 

一括削除 +同期

一括削除機能を使用する前に、既存のドキュメントとご利用のクラウド ストレージ サービスが同期済みで、削除後も引き続きドキュメントにアクセスできる状態になっていることを確認されることをおすすめします。一括削除機能では、削除前にドキュメントの同期ステータスの確認は行われません。

常時削除 +同期

組織においてクラウド同期と常時削除の両方を利用している場合、ドキュメントは同期が完了してから 72 時間後に Dropbox Sign から削除されます。統合されたクラウド ストレージ ソリューションにドキュメントを同期できなかった場合、Dropbox Sign から組織の管理者に対してその旨が通知され、そのドキュメントは削除キューには追加されません。この状況で引き続き当該ドキュメントを Dropbox Sign から削除したい場合は、1 回限りの削除機能を使用してください。

一括削除の詳細をご覧ください

通知

Dropbox Sign では、管理者が上記の一括削除機能のどちらかを使用した場合、組織内の他の管理者とマネージャー全員に通知が送信されます。これによりチーム メンバーは状況を把握し、引き続きアクセスする必要があるドキュメントをバックアップしておくことができます。

影響を受けるドキュメント

• どちらの一括削除機能も、削除を実行したユーザーのドキュメントだけでなく、組織の Dropbox Sign アカウント内のすべての完了済みドキュメントに適用されます。
• 未完了の署名依頼とドキュメントの下書きについては、一括削除では削除されません。これらのドキュメントを個別に削除するには、署名依頼をキャンセルするか、［ドキュメント］セクションで下書きを削除してください。常時削除を有効にした場合、これらのドキュメントは完了と同時に自動的に削除されます。
• 組織の Dropbox Sign アカウント以外の場所にあるドキュメント（クラウド ストレージ ソリューションに同期済みのドキュメントや組織外の署名者のコピー）は削除されません。