Migrar plantillas de DocuSign a Dropbox Sign
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En este artículo se describe una característica que está disponible para los clientes de Dropbox Sign en los planes Dropbox Sign Standard y Sign Premium.
Notas:
- La herramienta de migración solo funciona para transferir plantillas de DocuSign a Dropbox Sign. Actualmente no se admiten otros proveedores de firma electrónica.
- Antes de poder migrar tus plantillas de DocuSign a Dropbox Sign, deberás descargar tus plantillas de DocuSign en tu computadora. Descargar plantillas de DocuSign.
Cómo migrar plantillas de DocuSign a Dropbox Sign
Para migrar tus plantillas, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en app.sign.dropbox.com.
- Haz clic en Plantillas en el menú de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Migrado.
- Haz clic en Migrar plantilla.
- Selecciona el archivo .zip que deseas migrar y haz clic en Cargar.
A medida que migres las plantillas de DocuSign a Dropbox Sign, una ventana emergente te mostrará información en tiempo real sobre el estado de la migración de tus plantillas. Los archivos .zip migrados aparecerán en la pestaña Migrados. Puedes hacer clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la página para ver una descripción general de todas las plantillas que se migraron.
Cómo revisar y editar las plantillas migradas parcialmente
Es posible que algunas plantillas solo se puedan migrar parcialmente, debido a las diferencias entre los editores de DocuSign y Dropbox Sign. Puedes revisar estas plantillas migradas parcialmente y actualizar los campos según sea necesario.
Para revisar y editar las plantillas migradas:
- Inicia sesión en app.sign.dropbox.com.
- Haz clic en Plantillas en el menú de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en la pestaña Todas las plantillas.
- Haz clic en Editar plantilla a la derecha del nombre de la plantilla.
- Agrega los roles de firmantes que desees y, luego, haz clic en Siguiente.
- Haz clic en el símbolo de advertencia (signo de exclamación rojo en un triángulo) que aparece encima del documento para revisar los campos que faltan.
- Si no faltan campos, el símbolo de advertencia será de color negro.
- Haz los cambios necesarios en tu plantilla. Aprende a usar el editor de Dropbox Sign.
- Una vez que hayas resuelto todos los campos que faltan, haz clic en Siguiente.
- En la página Revisar y guardar, haz clic en Guardar plantilla.
Administradores: Gestionar quiénes pueden migrar plantillas de DocuSign
Si eres administrador, puedes decidir si tu equipo puede migrar plantillas de DocuSign a Dropbox Sign.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en app.sign.dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales) en la esquina superior derecha.
- Selecciona Consola de administración.
- Haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Documentos y plantillas.
- Activa o Desactiva la opción Migrar plantillas de DocuSign a plantillas de Dropbox Sign.
Nota: Si la configuración Restringir la creación de acceso a plantillas solo a administradores está activada, solo los administradores pueden acceder a la herramienta para migrar plantillas. Si la configuración está desactivada, todos los miembros del equipo pueden acceder a ella.
Propiedades compatibles
Dropbox Sign admite la mayoría de las propiedades, características y campos de documentos de las plantillas de DocuSign. La siguiente tabla muestra qué propiedades son compatibles total y parcialmente.
| Type | Nombre de DocuSign | Nombre de Dropbox Sign | Conversión compatible | Propiedades compatibles |
| Campo de documento | Firma | Firma | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Inicial | Iniciales | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Texto | Cuadro de texto | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Casilla de verificación | Casilla de verificación | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Grupo de botones de opción | Grupo de botones de opción | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Desplegable | Desplegable | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Fecha de la firma | Fecha de la firma | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Nombre | Nombre completo | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Empresa | Empresa | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Campo de documento | Correo electrónico | Dirección de correo electrónico | Totalmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Característica | Cuerpo del mensaje de correo electrónico | Mensaje | Totalmente compatible | No disponible |
| Característica | Rol del destinatario | Título del rol (máx. 20) | Totalmente compatible | No disponible |
| Característica | Definir orden de firma | Definir orden de firmantes | Totalmente compatible | No disponible |
| Característica | Asignárselo a otra persona | Permitir reasignación a otro firmante | Totalmente compatible | No disponible |
| Propiedad | Nombre de la plantilla | Nombre de la plantilla | Totalmente compatible | No disponible |
| Campo de documento | Title | Title | Parcialmente compatible | Nombre, posición y dimensión, campo obligatorio |
| Característica | Roles de CC | CC (rol) | Parcialmente compatible | Se requiere una actualización manual para definir el correo electrónico CC dentro de la plantilla de Dropbox Sign. |
| Característica | Línea de asunto del correo electrónico (máximo 100 caracteres) | Title | Parcialmente compatible | Dropbox Sign utiliza el nombre de la plantilla como asunto predeterminado del correo electrónico. Se requiere una actualización manual para definir la línea de asunto del correo electrónico mientras se prepara una solicitud de firma. |
| Característica
| Acción del destinatario:
| El comportamiento predeterminado es la solicitud de firma. | No compatible | |
| Campo de documento | Sello | N/A | No compatible | |
| Campo de documento | Aprobar | N/A | No compatible | |
| Campo de documento | Rechazar | N/A | No compatible | |
| Campo de documento | Elemento de pago | N/A | No compatible | |
| Campo de documento | Dibujar | N/A | No compatible | |
| Campo de documento | Campos de fórmula/cálculo | N/A | No compatible |
Nota: Para cualquier otra característica y propiedad de DocuSign, se requerirá una actualización manual. Consulta la sección Revisión de plantillas a continuación para obtener más información sobre este proceso.
Límites de la migración de plantillas
La cantidad de plantillas que puedes transferir desde DocuSign depende de tu plan de Dropbox Sign:
- Sign Standard: 15 plantillas
- Sign Premium: plantillas ilimitadas
Si alcanza el límite de tu plan de plantillas durante una transferencia de plantillas, aparecerá un mensaje notificándote que alcanzaste el número máximo de plantillas para tu plan actual. Las plantillas restantes cargadas no se transferirán.
Para obtener información sobre cómo actualizar subir de categoría en tu plan y aumentar la cantidad de plantillas disponibles, consulta nuestra página de planes y precios de Dropbox Sign y la página de planes y precios de Dropbox Sign API.
Nota: Estos límites incluyen plantillas creadas directamente en Dropbox Sign.
A continuación se indican otras restricciones relativas a la migración de plantillas:
- Se puede transferir un máximo de 50 archivos de plantilla (.json) a la vez.
- Los archivos cargados pueden tener un tamaño máximo de 40 MB.
- Cada plantilla puede tener, como máximo, 200 campos.
- El límite de páginas por plantilla es de 400.
Usar la herramienta de migración de plantillas
Para transferir las plantillas a Dropbox Sign, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocuSign.
- Guarda todas las plantillas de DocuSign que quieras migrar en un único archivo .csv. También puedes cargar plantillas individuales en formato JSON.
- Inicia sesión en app.sign.dropbox.com.
- Haz clic en Transferir plantillas en el menú de la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Agregar archivo o arrastra y suelta tu archivo .zip para iniciar la transferencia.
- Una vez que se agrega el archivo, verás el mensaje “Transfiriendo tus archivos”. A medida que se completen las plantillas, se agregarán automáticamente a tu página de plantillas. Te recomendamos que revises las plantillas de Dropbox Sign recién migradas para asegurarte de que todo se haya migrado correctamente antes de usarlas en una solicitud de firma.
- Una vez completado el proceso, se mostrará un resumen de tu transferencia.
- Para obtener más información, haz clic en Descargar informe.
- Haz clic en Ir a plantillas para revisar las plantillas transferidas.
- Haz clic en los tres puntos verticales (⁝) junto a la plantilla que quieras revisar.
- Selecciona Editar.
Desde aquí, puedes verificar que cada elemento de tu plantilla se transfirió correctamente y realizar modificaciones en esos elementos si lo deseas.
Nota: Te recomendamos que revises todas las plantillas transferidas antes de usarlas para una solicitud de firma para asegurarte de que todos los campos admitidos se hayan transferido correctamente a Dropbox Sign.
Informes de plantillas
- Se convirtió correctamente: todas las propiedades, características y campos de documento de la plantilla de DocuSign compatibles se convirtieron correctamente a Dropbox Sign.
- Se convirtió parcialmente: todas las propiedades, características y campos de documento de la plantilla de DocuSign compatibles se convirtieron correctamente a Dropbox Sign. Todas las propiedades, características y campos del documento de la plantilla de DocuSign no compatibles se omitieron y capturaron en el informe CSV.
- No se pudo convertir: esto sucede cuando alcanzaste tu espacio disponible de plantillas de Dropbox Sign o cargaste un archivo JSON de plantilla dañado. Otros posibles errores transitorios también pueden hacer que una plantilla falle en la transferencia.
Revisión de plantillas
Sigue estos pasos para revisar los detalles de la plantilla:
- Selecciona Plantillas en la barra lateral izquierda.
- Asegúrate de que la pestaña Todas las plantillas esté seleccionada. Verá una lista de plantillas ordenadas, con las plantillas agregadas más recientes en la parte superior de la lista.
- Haz clic en︙(puntos suspensivos verticales) en la plantilla que quieras revisar.
- Selecciona Editar en el menú desplegable.
- El editor de plantillas se abrirá en la página Seleccionar documentos. Aquí verás los archivos que se usaron para tu plantilla de DocuSign. Puedes agregar o quitar archivos en este paso. Cuando termines, selecciona Siguiente.
- En el paso Agregar roles, puedes revisar los títulos de los roles. Estos serán los valores convertidos para tus roles de destinatario anteriores. También puedes editar los roles en este paso, habilitar la reasignación de firmantes o establecer un orden de firmantes. Cuando termines, selecciona Siguiente.
- En el paso Colocar campos, deberías ver todos los campos de documentos admitidos agregados al documento en las mismas ubicaciones que tu plantilla de DocuSign. Realiza actualizaciones en el panel izquierdo para agregar campos para firmantes específicos y en el panel derecho para incluir más detalles para el campo seleccionado.
- Puedes obtener una vista previa del documento para cada firmante haciendo clic en el botón Vista previa en la parte inferior derecha del editor de plantillas. Después de revisar, haz clic en Siguiente.
- Revisa los roles de los destinatarios con copia, el título y el mensaje de la plantilla. Una vez que se termines todas las ediciones, haz clic en Guardar plantilla.