Sette forventninger og opprettholde grenser

Som fagfolk innen administrativ støtte trekkes vi i flere forskjellige retninger i løpet av dagen. Konkurrerende prioriteringer florerer, og nødsituasjoner kan ofte bli normen. Hvordan holder vi alt i balanse med dem vi arbeider for, samarbeider med, og våre oppgaver å tjene?

En av måtene vi kan forsøke å gjøre dette på er ved å sette forventninger og opprettholde grenser. Det er ikke alltid lett å gjøre dette, men det er absolutt verdt innsatsen. Det er flere måter jeg har jobbet for å sette forventninger og opprettholde grenser gjennom hele karrieren min.

En av de siste tingene jeg har begynt å gjøre er å virkelig være ute av kontoret når jeg er på min egen personlige tid. Denne tiden inkluderer før og etter at arbeidsdagen min er ferdig, og når jeg er på ferie eller tar meg av personlige forretninger. Jeg hadde tidligere en dårlig vane med å sjekke e-post og talepost når jeg skulle ha fri. Dette ble en vane som da ble forventet av andre. Det tillot meg ikke å ha den nedetiden jeg trengte for å fylle drivstoff og tilbringe med familien min. Så jeg tok en bevisst beslutning om å vie tiden min helt til meg selv. Sjefen min respekterer også dette og prøver sjelden å kontakte meg når jeg er ute av kontoret. Uttrykk også følelsene dine hvis du blir overveldet av forespørsler, leveranser og avbrudd.

Når jeg har et høyt prioritert element som må ivaretas, men jeg konsekvent blir bedt om å gjøre andre ting, tilbringer jeg litt tid med sjefen min. Jeg forteller henne om den nåværende situasjonen og fikk hennes tilbakemelding på den beste måten å nå målene mine på. Det blir et forhandlingsmøte hvor vi kan snakke ut prioriteringene og se hvilke ting som kan endres. Når konstante avbrudd er synderen, har hun latt meg lukke kontordøren, eller jobbe ut av et konferanserom for å få fullført høyprioriterte gjenstander. Dette har gjort arbeidet mitt så mye mer håndterlig.

Jeg har også lært å ikke være en slik perfeksjonist. Jeg forstår nå at ting ikke alltid vil gå som vi planlegger. Så i stedet for å prøve å oppnå perfeksjon, streber jeg i stedet etter fortreffelighet. Jeg gjør den beste jobben jeg kan gjøre, og så lar jeg det gå. Hvis jeg ender opp med å gjøre en feil, minner jeg meg selv på at jeg bare er menneske og noen ganger kan jeg gjøre en feil.

Det er greit. Ingen forventer at jeg skal være perfekt. Å sette forventninger og grenser er en gave du kan gi deg selv og kan være til nytte for alle de du kommer i kontakt med i løpet av dagen. Ved å sette disse praksisene på plass, vil du merke en forskjell i arbeidsdagen din og i ditt personlige liv også.

April's Courses - 24 x 7 Virtual Training on LinkedIn Learning

Administrative profesjonelle ukentlige tips

Å være administrativ profesjonell er en givende og utfordrende karriere. Denne serien gir tips for å hjelpe deg med å holde fokus, balansert og synkronisert med sjefen din og bli en uvurderlig ressurs for det selskapet du jobber for.

Jobbintervjutips for administrative assistenter

I dette kurset dekker instruktør April Stallworth de vanligste spørsmålene som administrative assistenter blir stilt i jobbintervjuer, og hun gir tips for å svare på hvert spørsmål med spesifisitet og selvtillit.

Upcoming Speaking Engagements

Oktober

5.-6. oktober 2023, Executive Support Professionals årlige konferanse, Camden, NJ. - Lenke til registrering