تحديد التوقعات والحفاظ على الحدود
بصفتنا متخصصين في الدعم الإداري ، يتم جذبنا في عدة اتجاهات مختلفة طوال يومنا. تكثر الأولويات المتنافسة ويمكن أن تصبح حالات الطوارئ في كثير من الأحيان هي القاعدة. كيف نحافظ على توازن كل شيء مع أولئك الذين نعمل معهم ونعمل معهم ومهامنا لخدمتهم؟
إحدى الطرق التي يمكننا من خلالها محاولة القيام بذلك هي تحديد التوقعات والحفاظ على الحدود. ليس من السهل دائما القيام بذلك ، لكنه بالتأكيد يستحق الجهد المبذول. هناك عدة طرق عملت بها لوضع التوقعات والحفاظ على الحدود طوال مسيرتي المهنية.
أحد الأشياء الحديثة التي بدأت في القيام بها هو أن أكون حقا خارج المكتب عندما أكون في وقتي الشخصي. يشمل هذا الوقت قبل وبعد الانتهاء من يوم عملي ، وعندما أكون في إجازة أو أعتني بالأعمال الشخصية. كان لدي سابقا عادة سيئة تتمثل في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الصوتي عندما كان من المفترض أن أكون متوقفا. أصبحت هذه عادة كان يتوقعها الآخرون. لم يسمح لي ذلك بالحصول على وقت التوقف الذي أحتاجه للتزود بالوقود وقضائه مع عائلتي. لذلك اتخذت قرارا متعمدا بتكريس وقتي لنفسي تماما. يحترم مديري هذا أيضا ونادرا ما يحاول الاتصال بي عندما أكون خارج المكتب. عبر أيضا عن مشاعرك إذا كنت غارقا في الطلبات والتسليمات والمقاطعات.
عندما يكون لدي عنصر ذو أولوية عالية يجب الاهتمام به ، ولكن يطلب مني باستمرار القيام بأشياء أخرى ، أقضي بعض الوقت مع رئيسي. أخبرتها عن الوضع الحالي وحصلت على ملاحظاتها حول أفضل طريقة للوصول إلى أهدافي. يصبح اجتماعا تفاوضيا حيث يمكننا التحدث عن الأولويات ومعرفة الأشياء التي يمكن تغييرها. عندما تكون الانقطاعات المستمرة هي السبب ، فقد سمحت لي بإغلاق باب المكتب ، أو العمل خارج غرفة الاجتماعات من أجل إكمال العناصر ذات الأولوية العالية. هذا جعل عملي أكثر قابلية للإدارة.
لقد تعلمت أيضا كيف لا أكون مثل هذا الكمال. أفهم الآن أن الأمور لن تسير دائما كما نخطط. لذا بدلا من محاولة تحقيق الكمال ، أسعى بدلا من ذلك إلى التميز. أقوم بأفضل عمل يمكنني القيام به ، ثم أتركه. إذا انتهى بي الأمر بارتكاب خطأ ، فأنا أذكر بأنني إنسان فقط وأحيانا قد أرتكب خطأ.
إنه على ما يرام. لا أحد يتوقع مني أن أكون مثاليا. إن وضع التوقعات والحدود هو هدية يمكنك تقديمها لنفسك ويمكن أن تفيد جميع أولئك الذين تتواصل معهم طوال اليوم. من خلال وضع هذه الممارسات في مكانها الصحيح ، ستلاحظ اختلافا في يوم عملك وفي حياتك الشخصية أيضا.
April's Courses - 24 x 7 Virtual Training on LinkedIn Learning
مقترح من LinkedIn
نصائح أسبوعية للمهنيين الإداري
كونك محترفا إداريا هو مهنة مجزية ومليئة بالتحدي. تقدم هذه السلسلة نصائح لمساعدتك على الحفاظ على تركيزك ومتوازنا ومتزامنا مع رئيسك في العمل وتصبح رصيدا لا يقدر بثمن لأي شركة تعمل بها.
نصائح لمقابلة العمل للمساعدين الإداريين
في هذه الدورة ، تغطي المدربة أبريل ستالورث الأسئلة الأكثر شيوعا التي يتم طرحها على المساعدين الإداريين في مقابلات العمل ، وتقدم نصائح للإجابة على كل سؤال بخصوصية وثقة.
Upcoming Speaking Engagements
أكتوبر
5-6 أكتوبر 2023 ، المؤتمر السنوي لمحترفي الدعم التنفيذي ، كامدن ، نيوجيرسي. - رابط التسجيل
Having structures like client time blocks, systems and processes that give you space to be proactive wherever possible, clear communication about competing priorities.
Thank you, Ms April. This is reassuring.