As expectativas dos clientes quanto à prazos de eventos estão se estendendo exige comunicação clara e proativa. Primeiramente, é essencial informar os clientes sobre qualquer atraso assim que possível, explicando as razões de forma honesta e transparente. Em seguida, ofereça soluções alternativas, como ajustes no cronograma ou propostas de compensação, para demonstrar comprometimento. Mantenha um canal aberto para que os clientes possam expressar suas preocupações e dúvidas, mostrando empatia e compreensão. Além disso, forneça atualizações regulares sobre o progresso, mesmo que não haja mudanças significativas, para que eles se sintam informados e envolvidos no processo. Essa abordagem ajuda a construir confiança e a minimizar a frustração.

A gestão de expectativas em eventos é um desafio constante, especialmente qd os cronogramas apertam e os imprevistos surgem. Com 15 anos na produção de eventos, aprendi q a transparência e a proatividade na comunicação são fundamentais para manter a confiança do cliente. Sempre defendo três pilares essenciais: ✅ Comunicação proativa: Manter o cliente informado sobre cada etapa do processo, antecipando possíveis desafios, evita surpresas desagradáveis e fortalece a relação de confiança. ✅ Planejamento estratégico: Criar prazos realistas com margens de segurança para imprevistos é essencial para manter a qualidade e a entrega do evento dentro da das expectativas. ✅ Soluções, não desculpas

Timeline slipping is not very rare in production, and like most others say, most of the times it's because of the clients themselves either due to lack of experience or micromanagement. If we handle the entire thing, we obviously keep buffers. However, if some delay does occur here are things we do - 1) Adjust event flow and find alternatives to meet the final deadlines 2) Properly communicate the reason of the delay and instead of blaming or stating problems offer quick workarounds to the delay. 3) If it is a fault on our end we do the same thing and keep the delay analysis for post event discussions because fixing errors are the priority. 4) We quickly adapt to the changes and keep everyone aligned.

Communicate the delays transparently, provide revised timelines, and emphasize proactive solutions to rebuild client confidence.

Since 99% of the time the client is the reason timelines are slipping this is a tough conversation. Yes you try to add buffers but sometimes event timelines are handed to you. The best you can do is inform your client so they are fully aware and offer suggestions if you have any. Oftentimes the content and the presenter's time is more valuable than the timeline so you carry on.