What are the common export control pitfalls and how to avoid them?

Pela minha experiência trabalhando em exportação em uma indústria que lançava bastante produtos, seguíamos os passos abaixo para uma classificação correta: - Regras de Classificação Internacional: Sistema Harmonizado (SH) e Sistema NCM. - Identificar a categoria e subcategoria do produto. - Considerar as especificidades dos países de destino e as exigências locais de classificação. - Revisar as regulamentações aduaneiras atualizadas.

O primeiro destaque está na relação jurídica entre exportador e importador, definindo claramente as responsabilidades e obrigações de cada parte. É essencial analisar o produto em questão, seu tipo, classificação (normal ou perigoso), adequação e qualidade da embalagem, finalidade da exportação e regime aduaneiro (definitivo ou temporário). Com base no produto, é possível determinar a NCM ou HS Code, enquanto a definição do Incoterm com ajustes nas obrigações acessórias aduaneiras é crucial na responsabilidade. O tipo de bem também influencia na verificação das licenças de tráfego ou armazenamento. Antes do embarque, é fundamental validar com o destinatário se o produto a ser exportado possui autorização.

EU regulation can be confusing. EU has set up a Union regime for the control of exports, brokering, technical assistance, transit and transfer of dual-use items. However, in order for Member States to implement the regulation provisions they have adopted different measures. Overview of national measures can be found in the "Official Journal of the European Union PUB/2023/532".

Com base na minha experiência, determinar a classificação correta de exportação é um passo crucial e complexo no controle de exportações. Esse processo, que envolve identificar a categoria, subcategoria e código de controle adequado, é essencial para garantir conformidade com os requisitos de licenciamento e evitar sanções. É fundamental consultar orientações oficiais e buscar aconselhamento especializado para navegar pelas nuances das várias jurisdições e regimes de exportação.

Keep your government officials in export controls and sanctions close. Participate in as many events, meetings etc. as possible. Encourage an put pressure on your business organization to seek formal and informal information on the development of export controls. Having worked in an European governmental authority for global trade and security surprisingly few companies keep in touch with their government officials - that's a mistake.

Obter as licenças de exportação adequadas é fundamental para garantir a conformidade com as regulamentações internacionais. As licenças, emitidas por autoridades como o Departamento de Comércio dos EUA ou a União Europeia, variam conforme a classificação do item, destino, uso final e usuário final. Para evitar problemas, é crucial verificar antecipadamente os requisitos de licenciamento, solicitar as autorizações necessárias com antecedência e manter um registro preciso das atividades de exportação.

A triagem de exportação é essencial para garantir a conformidade e evitar violações no processo de exportação. Este procedimento envolve verificar a elegibilidade de parceiros de exportação contra listas de controle, como a Lista de Triagem Consolidada dos EUA e as sanções da UE. Utilizar fontes confiáveis e realizar a triagem em várias etapas da transação, como antes da cotação, envio e faturamento, são práticas fundamentais para prevenir transações com entidades sancionadas ou embargadas. Documentar todos os resultados e ações é igualmente importante para manter a transparência e a conformidade.

Some countries require specific permits for exporting our products. To address this, we ensure compliance with production and packaging requirements to facilitate the permitting process. Moreover, we prepare all documents in accordance with international trade standards. To ensure accuracy and compliance, we have a dedicated professional in our company responsible for verifying and reviewing all documentation against the destination country’s regulations. This approach has significantly reduced delays and ensured smoother export processes for us.

In our Export Training approach, every new team member works under the supervision of an experienced colleague for a certain period. Additionally, with a dedicated professional responsible for double checking the documents, a significant portion of training is provided on-the-job, ensuring practical learning and seamless integration into the workflow.

The European Union has worked out a guidance on internal compliance programs (ICP): Commission Recommendation (EU) 2019/1318 of 30 July 2019. The aim of the guidance (the annex of the recommendation) is to help companies comply with EU regulation on export control. The guidance is based on a risk-based approach to export control, where the contents of the individual company's ICP depends on the company's size, structure and the scope of the company's specific business activities and the associated risks. The guidance sets out 7 key elements which are essential for an effective ICP.

Preparar e manter a documentação de exportação adequada é crucial para a conformidade e eficiência nas transações de exportação. A documentação, que inclui faturas, listas de embalagem, certificados de origem e licenças de exportação, facilita o desembaraço aduaneiro e comprova a conformidade com regulamentos. Para evitar problemas, é essencial que a documentação seja completa, precisa e compatível com os padrões relevantes, além de ser transmitida e armazenada de forma segura e rastreável. Manter esses registros pelo período necessário também é fundamental para apoiar auditorias e proteger seus interesses legais.

In our Export Audit process, we assess the credibility and reputation of our clients. If sufficient information is not available, we avoid engaging in credit-based transactions. Additionally, we delegate shipping and customs clearance tasks to third-party companies. Before collaboration, we thoroughly review their track record and credibility to ensure reliability and compliance.

Conduzir e participar de auditorias de exportação regulares é fundamental para garantir a conformidade e a eficiência nas operações de exportação. Essas auditorias revisam transações, processos e registros para assegurar que estejam alinhados com os regulamentos e práticas recomendadas. Além de identificar e corrigir deficiências, as auditorias ajudam a prevenir violações e a melhorar o desempenho do programa de conformidade. Planejar o escopo e os objetivos, conduzir auditorias sistematicamente, resolver descobertas e acompanhar as melhorias são passos essenciais para demonstrar transparência e cooperação com as autoridades.

Any individual/entity engaged in global trade needs to understand their obligations as well as practices required to comply with those obligations. Other countries are constantly enforcing their own trade laws. In order to ascertain if a commercial or dual-use item (items that can be used both for civilian and military applications e.g. chlorine, nuclear technology,drones) requires export license, knowledge of product’s Export Control Classification Number, incoterms (international commercial terms developed by ICC) and Harmonized System Code is a 'must-have' skill. As a compliance professional, I'd say, it's also critical to know if there is any specific restriction (e.g. sectoral/activity-based sanction) imposed on destination country.

Export control has become one of the most important geopolitical tools in the global power and tech race. As such it is connected with technological autonomy or sovereignty, economic security and national security. The U.S. 7 October 2022 export control on semiconductors, the U.S/Netherlands/Japan bilateral export control agreement and the Chinese response in the form of sanctions on rare earths export are pictures of the rapid downward spiral, complex interdependencies and more regulation. Thus, in navigating export controls it is becoming increasingly important to be able to spot regulatory trends based on geopolitcal puzzle pieces and act in due "pre-law" time