How do you write a compelling narrative to accompany your KPI report and highlight the key insights?

Antes de redactar, identifica quién recibirá el informe y sus objetivos principales. Si son directivos, prioriza métricas estratégicas y acciones clave; si son equipos operativos, enfócate en indicadores específicos que influyen en su desempeño. Asegúrate de que cada dato presentado responda a una pregunta o necesidad concreta, garantizando relevancia y alineación con las metas organizacionales.

Make sure whoever you are presenting to has the baseline knowledge to understand. When reporting and explaining to people who report to me, I will go into much more detail on how X relates to Y. It helps them learn and grow and helps me know where areas of improvement and development are. More detail lets them see how little things do matter and roll up into big things. When reporting to those I report to, I assume they know finance or the relation of X to Y and they get the high level view.

En mi experiencia profesional, me ha dado mucho resultado, utilizar el siguiente formato, para el Reporte de KPIs: 1. Un Resumen donde explico el Cumplimiento de cada Objetivo de RRHH del periodo. Lo acompaño de gráficas y una Tabla en formato de Cuadro de Mando Integral, donde se visualiza cada Objetivo de RRHH, cada KPIs asociados en cada una de las 4 perspectivas del CMI y se pueden ver, el estado real del Cumplimiento por medio de los 3 colores del semáforo: verde, los cumplidos, rojo los incumplimientos y en amarillo, los Resultados intermedios o que están en riesgos de incumplimientos. 2. Expongo y analizo las causas de los incumplimientos de cada Objetivo. 3. Propongo un Programa de Mejoras. 4. Muestro el ROI esperado, el real

Opta por una estructura que facilite la comprensión: un resumen ejecutivo al inicio, seguido de análisis detallados y conclusiones. Utiliza gráficos y tablas para representar tendencias o comparaciones clave. Adopta un enfoque jerárquico (pirámide invertida), donde las ideas más importantes se presentan primero, asegurando claridad y accesibilidad para todos los niveles.

Redacta utilizando términos técnicos precisos, pero evita la sobrecarga de jerga innecesaria. Simplifica conceptos complejos mediante analogías o ejemplos aplicados a la realidad del negocio. Un lenguaje claro y persuasivo facilita la toma de decisiones al enfatizar cómo las métricas impactan en las metas estratégicas y operativas de la organización.

KPI Reports are essential when leadership is engaging with team members about the state of business, goals, opportunities for growth, and focal points. Though I would ask that the conclusion of the report itself is included in the conversation by referencing what is controllable and how that controllable would be impactful to the overall KPI report and company goals. Not including the controllable points in a KPI report will result in engaged team members trying to consider how they can affect the KPIs themselves. People need tangible points, good leaders must engage in that conversation and avoid just talking numbers down to people. Teaching people why the numbers matter, and how improving any KPI metrics will affect them.

Prioriza la coherencia visual y narrativa. Alinea datos con insights accionables, resaltando áreas críticas mediante destacados gráficos o llamados a la acción. La narrativa debe conectar los KPIs con resultados, indicando tendencias, anomalías y oportunidades, siempre acompañadas de recomendaciones estratégicas para mantener el enfoque en el valor empresarial.