Collaborer sur des documents dans Keynote, Pages et Numbers

Grâce à la collaboration intégrée, travaillez sur des présentations, des documents ou des feuilles de calcul avec d’autres personnes en temps réel.

Avec la fonctionnalité Collaboration dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad, Mac et Apple Vision Pro, vous pouvez inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, à définir des autorisations pour celui-ci, à voir qui a travaillé dessus, à afficher un résumé des modifications qui ont été faites, et à lancer une discussion avec les personnes participantes depuis l’app.

Vous pouvez également collaborer dans Keynote, Pages et Numbers en ligne sur le site iCloud.com.

Inviter des personnes à collaborer

Lorsque vous invitez des personnes à collaborer sur une présentation, un document ou une feuille de calcul, vous leur envoyez un lien. Le nombre maximal de personnes pouvant simultanément visualiser et modifier un document partagé est de 100.

Pour commencer à collaborer :

1. Connectez-vous à iCloud sur votre appareil et activez iCloud Drive pour Keynote, Pages et Numbers.

2. Lorsque votre document est ouvert, cliquez ou touchez le bouton Partager dans la barre d’outils, choisissez Partager un lien dans le menu local, puis choisissez comment vous souhaitez inviter d’autres personnes.

Si votre document a une taille supérieure à 2 Go (4 Go avec un abonnement à Apple Creator Studio), vous devrez utiliser Keynote, Pages ou Numbers pour réduire sa taille avant d’inviter d’autres personnes à collaborer.

Définir les autorisations

Pour définir les autorisations qui détermineront qui peut consulter, modifier et inviter d’autres personnes à collaborer sur votre document, cliquez ou touchez le menu local sous le menu local Partager un lien.

Vous pouvez définir les options suivantes :

• Pour autoriser uniquement certains participants à accéder au document, choisissez « Personnes que vous choisissez ». Pour ouvrir le document partagé, ces participants doivent se connecter à iCloud ou à iCloud.com à l’aide d’un compte Apple. S’ils ne possèdent pas de compte Apple, ils peuvent en créer un dès que vous avez partagé le document avec eux.

• Pour autoriser toutes les personnes possédant le lien vers le document partagé à l’ouvrir, choisissez « Toutes les personnes possédant le lien ».

• Pour autoriser toute personne pouvant accéder au document à le modifier et à l’imprimer, choisissez « Peut modifier » sous macOS, ou Modification sous iOS et iPadOS.

• Pour autoriser toute personne pouvant accéder au document de le consulter et de l’imprimer, mais pas de le modifier, choisissez « Peut consulter ou télécharger » sur macOS, ou consulter et télécharger seulement sur iOS et iPadOS.

• Pour permettre à d’autres personnes de demander l’accès au document partagé, sélectionnez « Autoriser les demandes d’accès » sous macOS, ou activez Demandes d’accès sous iOS et iPadOS. Découvrez comment gérer les demandes d’accès.

Collaborer sur un document partagé

Après avoir ouvert le document, vous pouvez voir les modifications qui ont été apportées par les autres personnes en temps réel et ce qu’elles ont fait récemment. Selon votre appareil, le nombre de personnes qui modifient ou consultent le document s’affiche sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils, qui apparaît après que vous avez invité d’autres personnes. En touchant le bouton de collaboration ou en cliquant dessus, vous pouvez aussi voir une liste des participants.

Lors de la modification d’un document partagé, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Keynote, Pages et Numbers avec certaines exceptions.

Voir les dernières modifications

Dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, sur iPad et sur Mac, touchez ou cliquez sur le bouton Collaboration dans la barre d’outils pour voir ce qui s’est passé depuis votre dernière visite du document. Vous pouvez aussi échanger avec les participants depuis l’application et changer les paramètres d’activité.

• Cliquez ou appuyez sur Montrer toutes les activités afin de voir qui a travaillé sur le document ainsi qu’un résumé des modifications qui ont été réalisées. Cliquez ou appuyez sur la flèche de divulgation afin d’avoir plus d’informations sur les changements effectués, comme les modifications effectuées par un participant à plusieurs endroits du document. Vous pouvez aussi appuyer sur une activité afin de voir où la modification a été effectuée. Les activités non lues sont mises en surbrillance, et si vous appuyez sur une activité en surbrillance, toutes les activités non lues seront considérées comme lues.

• Cliquez ou appuyez sur un nom dans la liste des participants pour accéder directement à l’endroit où la personne travaille actuellement dans le document.

• Touchez Réglages d’activité ou cliquez dessus pour activer ou désactiver les notifications lorsque de nouvelles personnes sont ajoutées, apportent des modifications ou laissent des commentaires.

• Touchez le bouton Message ou cliquez dessus pour commencer une conversation Messages avec les participants. Sinon, touchez le bouton audio ou vidéo ou cliquez dessus pour démarrer un appel FaceTime.

Avec Keynote sur Apple Vision Pro, vous pouvez collaborer avec d’autres personnes lors de présentations et les participants peuvent voir votre activité, mais vous ne pouvez pas afficher les activités des autres.

Changer les réglages d’un document partagé

Pour modifier les autorisations après avoir partagé votre document, cliquez ou touchez le bouton Collaboration dans la barre d’outils, puis cliquez ou touchez Gérer le document partagé, la présentation partagée ou la feuille de calcul partagée, selon l’app iWork que vous utilisez. Vous pouvez changer l’accès et les autorisations ainsi qu’arrêter le partage du document.

Gérer les demandes d’accès

Si vous avez choisi d’autoriser les demandes d’accès lors de la configuration des autorisations et que le lien vers votre document, votre présentation ou votre feuille de calcul est partagé avec une personne que vous n’avez pas invitée à collaborer, cette personne sera invitée à demander l’accès avant de pouvoir consulter le fichier.

Pour gérer les demandes d’accès, cliquez ou touchez le bouton Collaboration dans la barre d’outils, puis cliquez ou touchez Gérer le document partagé, la présentation partagée ou la feuille de calcul partagée, selon l’app iWork que vous utilisez. Les demandes d’accès sont répertoriées par utilisateur lorsqu’elles sont en attente.

Fonctionnalités non compatibles avec la collaboration

Si vous voulez utiliser l’une de ces fonctionnalités, arrêtez le partage du document, modifiez-le, puis partagez-le de nouveau. Lorsque vous arrêtez le partage, le document est supprimé d’iCloud Drive pour tous les participants. Si vous avez défini le partage du document à « Seules les personnes que vous invitez », vous devrez réinviter chaque personne.

Pour le moment, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles lorsque vous collaborez avec d’autres participants :

Keynote, Pages et Numbers

• Réduire la taille du fichier (Fichier > Réduire la taille du fichier).

• Faire glisser des lignes et des colonnes entre le corps et l’en-tête dans des tableaux.

• Créer, supprimer ou réorganiser des styles.

• Effectuer des modifications avec Ruby dans les langues asiatiques.

• Créer ou modifier des formats de cellule personnalisés.

• Remplacer chaque instance d’une police dans un document.

Keynote

• Modifier la taille des diapositives.

• Modifier le thème.

• Enregistrer un diaporama ou faire dérouler un diaporama déjà enregistré.

• Ajouter ou modifier une bande sonore.

• Supprimer une bande sonore ou des séquences sonores.

• Supprimer un enregistrement existant d’un diaporama.

Keynote, Pages et Numbers pour iCloud

Vous pouvez utiliser Keynote, Pages et Numbers en ligne sur iCloud.com pour inviter d’autres personnes à collaborer sur un document, à définir des autorisations pour les personnes participantes et à collaborer. Toutefois, à l’heure actuelle, certaines fonctionnalités de collaboration ne sont pas offertes sur iCloud.com :

• Si vous utilisez le suivi des modifications dans un document Pages, vous pouvez afficher le document et sélectionner du texte, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Si votre document Keynote, Pages ou Numbers comprend du texte vertical, vous pouvez afficher une image du document sur iCloud.com, mais vous ne pouvez pas le modifier.

• Modifier des objets à l’intérieur de groupes.

• Vous pouvez accéder directement au curseur d’une autre personne dans un document collaboratif, mais d’autres fonctionnalités de collaboration comme le flux d’activité et les outils de communication ne sont pas disponibles dans Keynote, Pages et Numbers pour iCloud. Les modifications apportées à un document collaboratif à partir de iCloud.com sont toujours affichées dans le flux d’activité des personnes qui utilisent Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad et Mac.

Vous pouvez toujours modifier des documents dans lesquels le suivi des modifications est activé ou qui comprennent du texte vertical dans Keynote, Pages et Numbers sur iPhone, iPad et Mac.

Si vous ne pouvez pas collaborer sur un document

Si vous utilisez Keynote, Pages ou Numbers et que la fonctionnalité de collaboration n’est pas disponible, il se peut que vous deviez mettre à jour ces apps. Activez les mises à jour automatiques afin que vos apps soient toujours à jour. Si votre appareil est trop ancien pour mettre à jour vos apps, vous pouvez toujours collaborer en ligne en accédant à l’adresse iCloud.com sur un Mac ou un PC.

Si vous souhaitez envoyer une copie de votre document, vous pouvez le faire sans utiliser la collaboration. Cliquez ou touchez le bouton Partager, choisissez Envoyer une copie dans le menu local, puis choisissez comment vous souhaitez envoyer le document.

Configuration système minimale requise et configuration iCloud requise pour la collaboration

Pour visualiser, modifier un document partagé et inviter d’autres personnes à participer à la présentation, vous et les personnes à qui vous le partagez avez besoin de l’un des appareils suivants :

• Un Mac doté de macOS Tahoe 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4 ou une version ultérieure.

• Un iPhone ou un iPad doté d’iOS ou d’iPadOS 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4 ou une version ultérieure.

• Un Apple Vision Pro doté de visionOS 26.0 et de Keynote, Pages ou Numbers 15.4 ou une version ultérieure.

Keynote, Pages et Numbers pour iCloud fonctionnent avec un Mac ou un PC utilisant Safari 13.1 ou une version ultérieure, Google Chrome ou Microsoft Edge.