#12: Morfologi Kelewatan

Tidak semua kelewatan dicipta sama

Saya pernah menguruskan projek pengoptimuman kos perolehan untuk sebuah syarikat pembotolan yang besar.

Dari hari pertama, ia terasa tertangguh. Kami sentiasa bergerak—mesyuarat dengan vendor, merundingkan semula kontrak untuk prabentuk PET, botol kaca, label, logistik, bahan mentah. Pasukan itu bekerja pada kapasiti maksimum. Namun bos saya mengekalkan status projek merah, sentiasa tidak berpuas hati dengan kemajuan garis masa kami, memberikan tekanan tanpa henti.

Apabila kami akhirnya menyampaikan, pengurus kanan mengatakan sesuatu yang mengejutkan:

"Ini tidak pernah dilakukan dengan cepat sebelum ini."

Apa yang salah?

Rancangan itu salah.

Pengalaman ini menyedarkan saya bahawa tidak semua kelewatan dicipta sama. Dan memahami perbezaannya boleh menyelamatkan projek anda—dan kewarasan anda.

Penanda Aras Tersembunyi: Pelaksanaan Optimum

Pengurusan projek tradisional menjejaki Pelan vs. Sebenar.

Kami menggunakan Varians Jadual (SV) dan Indeks Prestasi Jadual (SPI) untuk mengukur prestasi kami terhadap garis dasar.

Tetapi ada dimensi ketiga yang jarang kita akui:

Pelaksanaan Optimum.

Pelaksanaan Optimum ialah garis masa yang sepatutnya dapat dicapai oleh orang ramai, memandangkan realiti projek (jenis projek, pengalaman dengan projek sedemikian, penanda aras, keupayaan pasukan, kekangan, dsb.).

Secara teorinya, ia tidak terlalu luas (garis masa yang santai) atau terlalu sempit (hampir tidak dapat dicapai). Ia adalah pertengahan, yang optimum.

Fikirkan dengan cara ini: jika anda membina rumah dua tingkat standard, purata industri mungkin 8 bulan. Tetapi projek khusus anda—memandangkan keadaan tapak, peraturan tempatan dan pengalaman pasukan—mempunyai Pelaksanaan Optimum selama 9 bulan. Itulah yang terbaik yang boleh anda capai secara realistik.

Sekarang, bagaimana jika seorang eksekutif mendorong anda untuk merancang selama 5 bulan dan anda menyampaikan dalam 8 bulan?

Berapa besar kelewatan itu?

Adakah terdapat kelewatan?

Dimensi pertama adalah kunci untuk memahami dua jenis kelewatan berikut.

Kelewatan Jenis A: Jurang Perancangan

Keadaan:

Anda merancang untuk 5 bulan.

Pelaksanaan Optimum ialah 9 bulan.

Anda menghantar 8 bulan.

Anda "lewat" selama 3 bulan. Semua orang merasakan tekanan. Statusnya berwarna merah.

Tetapi inilah kebenarannya: anda melaksanakan secara realistik, walaupun tidak mengikut jangkaan. Anda hampir (atau bahkan terlebih dahulu) kepada hasil yang terbaik (Pelaksanaan Optimum).

Inilah yang berlaku pada projek perolehan saya. Kami komited kepada garis masa yang agresif di bawah tekanan eksekutif. Pelaksanaan Optimum untuk rundingan berbilang vendor yang kompleks lebih lama daripada apa yang kami janjikan.

Kami melaksanakan dengan sangat baik, tetapi kami kelihatan "tertangguh" sepanjang jalan.

Kerosakan:

Kelewatan jenis ini menyebabkan kerosakan lembut—tetapi jangan memandang rendahnya:

• Jurang jangkaan dengan pihak berkepentingan dan penaja
• Kebergantungan hiliran terjejas (pasukan lain menunggu anda)
• Hakisan kepercayaan—orang mula meragui kecekapan anda
• "Status merah" yang berterusan. Semangat pasukan terjejas.

Kes perniagaan mungkin masih berlaku. Kualiti kerja ada di sana. Tetapi persepsi itu rosak.

Apa yang perlu dilakukan:

Mula-mula, jelaskan keadaan anda.

Jenis A biasanya datang daripada tolakan atas ke bawah yang terlalu kuat. Seorang eksekutif mahukan sesuatu yang cepat kerana ia sesuai dengan model atau keinginan mental mereka, bukan kerana ia realistik.

Lakukan pengiraan anda. Emosi dan keinginan boleh ditangani melalui fakta. Fakta yang teratur.

Katakan bos anda mahukan ciri produk baharu dalam masa 2 bulan—sebelum Krismas. Ia akan menjadi sempurna untuk mempunyai ini sebelum tempoh jualan yang kukuh, bukan? Itulah yang terus diberitahu oleh otaknya.

Anda tidak boleh hanya mengatakan "tidak." Oleh itu, mula mengumpul data dan menganggarkan: Berapa lamakah masa yang diambil untuk membangunkan ciri sedemikian biasanya? Berapa banyak sumber yang diperlukan? Berapa banyak yang kita ada dalam tempoh itu? Dan lain-lain.

Ideanya ialah anda Bawa nombor yang betul sebagai anggaran, dengan cara yang mereka akan percayai apa yang mereka lihat.

"Hei, purata masa untuk ciri sedemikian ialah 2.5 bulan—berikut ialah data daripada 5 kali terakhir kami melakukan sesuatu yang serupa. Tambahan pula, 3 pembangun yang boleh berjaya dalam 2.5 bulan sedang mengusahakan tugasan lain, yang juga merupakan satu kemestian untuk Krismas. Patutkah kita menjauhkan mereka daripadanya dan menyasarkan 2.5 bulan, atau lebih baik kita mengusahakan rancangan lain?"

Betulkan proses perancangan dan uruskan jangkaan pihak berkepentingan, bukan pasukan. Anda mempunyai masalah anggaran, bukan masalah pelaksanaan. Atau sekurang-kurangnya—belum lagi.

Kelewatan Jenis B: Hanyut Pelaksanaan

Keadaan: Anda merancang selama 9 bulan. Pelaksanaan Optimum ialah 9 bulan. Anda menghantar dalam masa 14 bulan.

Ini adalah kelewatan klasik—apa yang difikirkan oleh kebanyakan PM apabila mereka mendengar "kelewatan projek."

Rancangan anda realistik, tetapi pelaksanaan hanyut.

Kerosakan:

Di sinilah kerosakan perniagaan sebenar berlaku:

• Kes perniagaan merosot—lebih banyak kos, faedah tertangguh
• Sumber digunakan secara tidak cekap, membakar wang tunai
• Masa pasaran mungkin terlepas
• Keyakinan dan momentum pasukan terhakis

Tidak seperti Jenis A, ini bukan mengenai persepsi. Ini adalah kemusnahan nilai sebenar.

Di sinilah campur tangan PM paling penting.

Apa yang perlu dilakukan:

Pengesanan awal -> Analisis punca -> Pelan Tindakan.

Pertama, kita perlu terjaga dan bertindak balas secepat mungkin. Kami berkata anda akan terlambat untuk tarikh akhir 9 bulan. Anda mesti sedar beberapa bulan sebelum bulan ke-9 bahawa anda sedang menuju ke arah 14 bulan. (Pemikiran SPI dan SV banyak membantu di sini!)

Selepas anda menangkapnya, anda perlu menggali. Langkah pertama ialah mencipta data, jika tidak tersedia. Kami menariknya daripada kerja harian dan apa yang dilakukan oleh orang kami (atau jangan lakukan).

Tetapi nombor sahaja tidak mencukupi. Kami pada asasnya memerlukan data untuk mendapatkan punca sebenar kelewatan—punca utama.

Anda mungkin berfikir penganalisis lambat mencipta penghantaran yang anda perlukan. Walau bagaimanapun, ia mungkin disebabkan oleh masa menunggu yang terlalu lama untuk laporan tertentu dieksport daripada sistem. Dan itu mungkin disebabkan oleh pengoptimuman pertanyaan pangkalan data yang lemah atau kapasiti pelayan yang tidak mencukupi semasa waktu puncak. Penganalisis tidak lambat—mereka disekat oleh kesesakan infrastruktur yang anda tidak lihat.

Anda faham maksudnya—anda perlu menggali.

Sebaik sahaja anda membincangkan pengesanan dan mengenal pasti punca akar, sudah tiba masanya untuk bergerak dengan pelan tindakan. Pertimbangkan tetapan semula projek, garis dasar semula, tingkatkan pengawasan, tangani isu sumber atau prestasi – gunakan sihir PM anda.

Kesimpulannya

Kelewatan yang berbeza memerlukan respons yang berbeza.

Jurang Perancangan (Jenis A) adalah mengenai kerosakan lembut—jangkaan, komunikasi, kepercayaan. Betulkan proses perancangan anda. Bawa data. Menguruskan pihak berkepentingan. Lindungi semangat pasukan anda—mereka mungkin telah menunjukkan prestasi yang cemerlang.

Hanyut Pelaksanaan (Jenis B) adalah mengenai kerosakan keras—pemusnahan kes perniagaan. Gali punca akar. Bertindak dengan tegas. Tetapkan semula jika perlu. Di sinilah kemahiran pengurusan projek anda paling banyak diuji.

Memahami jenis kelewatan yang anda hadapi ialah langkah pertama untuk menyelesaikannya.