ビジネス文書の基本を理解する
ビジネスシーンでやりとりする 文書を相称して、 ビジネス文書と言います。 ビジネス文書には、社外向けの文書のほか、 社内文書もあります。 一定の書式に沿って作成するのが 一般的です。 社外文書は、会社を代表する文書になり、 のちのち残る記録でもありますので、 最新の注意を払って作成します。 社会人として、相手に失礼のないよう、 マナーをわきまえた文書ルールや、 表現を習得して、 信頼の得られるような 文書が作れるようになりましょう。 ビジネス文書には、特有の形式や 書き方、慣用表現など、 最低限抑えておくべきルールがあります。 主なポイントを確認しましょう。 まず、ビジネス文書の目的は、 伝えるべき用件を正確に伝える ということです。 必ず、内容の正確さを確認してから 発信します。 誤字、脱字や固有名詞の間違いは、 もちろん NG です。 最新の注意を払って、 再確認することをお勧めします。 また、ビジネス文書を受け取った相手が、 短時間で理解しやすいように、 簡潔で、わかりやすい文章にします。 要点は、箇条書きで記述し、 ポイントをわかりやすく伝えます。 ビジネス文書ならではの敬語、 慣用表現を正しく使います。 文書レイアウトとしては、 A4 縦長の用紙に、 横書き１枚に収まる長さが 理想的です。 視覚的にも見やすいレイアウトにするため、 余白や行間などにも配慮します。 ビジネス文書の目的を理解して、 正確な伝達を 文書でもできるようになりましょう。 ビジネスでやりとりする文書には、 社内で使用する社内文書と、 社外の取引先企業とやりとりする 社外文書があります。 主なビジネス文書には、 この表の中にあるような 文書が考えられます。 社内文書の場合、通達や事例、 稟議書、企画書、報告書などがあります。 社外文書の場合、お礼状、挨拶状のほか、 注文書、請求書など、 数字を正確に表記すべき 取引文書もあります。 特に、社外とやりとりする文書では、 あとから間違いでしたというのは 通用しませんので、 数字や宛名、固有名詞など、 最新の注意を払って、 正確さを第一に、文書を作成しましょう。
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