¿Qué haces si los datos de tu recaudación de fondos no cuadran?

1 Verificar entradas

Cuando los datos de recaudación de fondos parecen incorrectos, el primer paso es verificar todas las entradas. Esto significa comprobar meticulosamente cada punto de entrada de datos en busca de errores. Ya sea que se trate de montos de donaciones, información de donantes o fechas de transacciones, incluso el error más pequeño puede arruinar todo su conjunto de datos. También debe asegurarse de que se tengan en cuenta todas las fuentes de datos y de que no se hayan filtrado entradas duplicadas. Es una tarea que requiere paciencia y atención a los detalles, pero es esencial para mantener la integridad de sus esfuerzos de recaudación de fondos.

2 Limpieza de datos

Una vez que haya verificado las entradas y aún encuentre inconsistencias, es hora de limpiar los datos. Este proceso implica eliminar o corregir datos incorrectos, incompletos o irrelevantes. Es importante establecer un enfoque sistemático para identificar y rectificar estos problemas y evitar que se repitan. La limpieza de datos no solo ayuda a corregir las discrepancias actuales, sino que también mejora la calidad general de sus datos, lo que puede conducir a análisis más precisos y mejores resultados de recaudación de fondos.

3 Analizar patrones

Si las incoherencias persisten después de limpiar los datos, analice los patrones de discrepancias. Busque puntos en común, como plazos específicos, plataformas de donación o datos demográficos de los donantes que puedan estar asociados con los errores. Comprender estos patrones puede llevarlo a la causa raíz del problema. Por ejemplo, si los errores son frecuentes entre las donaciones en línea, es posible que haya una falla técnica en el sistema de procesamiento de donaciones que deba abordarse.

4 Consultar equipo

No tiene que resolver las discrepancias de datos solo; Consultar con su equipo puede proporcionar nuevas perspectivas y soluciones. Los miembros del equipo de diferentes departamentos pueden tener información sobre por qué los datos no coinciden. Por ejemplo, el equipo de comunicaciones puede estar al tanto de una campaña reciente que no se ha integrado completamente en la base de datos. La colaboración es clave para solucionar problemas de datos, ya que permite una comprensión integral del proceso de recaudación de fondos y dónde puede estar fallando.

5 Sistemas de actualización

A veces, el problema con los datos de recaudación de fondos radica en sistemas o software obsoletos. Si este es el caso, considere actualizar sus sistemas de gestión de datos para asegurarse de que puedan manejar el volumen y la complejidad de sus datos de recaudación de fondos. Los sistemas actualizados a menudo pueden automatizar la verificación de errores y proporcionar herramientas de informes más sólidas, lo que puede ayudar a prevenir futuras discrepancias y optimizar sus operaciones de recaudación de fondos.

6 Capacitar al personal

Por último, es fundamental garantizar que todos los miembros del personal estén debidamente formados en materia de introducción y gestión de datos. El error humano es una causa común de discrepancias en los datos, y una capacitación exhaustiva puede reducir significativamente estos errores. Asegúrese de que todos los involucrados en el proceso de recaudación de fondos entiendan la importancia de un registro de datos preciso y tengan las habilidades necesarias para mantenerlo. Las sesiones de formación periódicas y los repasos pueden ayudar a mantener a su equipo alerta y a que sus datos sean fiables.