Facilitering af enkelttalerarrangementer

Når det kommer til at facilitere arrangementer, er det afgørende at have / være en god MC. Jeg har tidligere skrevet om konferenciens rolle i at skabe forbindelser mellem programmet ved et stort arrangement. Denne fokuserer på at facilitere arrangementer med en enkelt taler.

Opvarmning

MC'en er den første, der taler til publikum og skal gøre dem klar til hovedbegivenheden. Husk at sige, hvem du er, din forbindelse til organisationen, der afholder arrangementet, og hvorfor du er der, altså som konferencier for at facilitere sessionen (Det er overraskende nemt at glemme at præsentere sig selv!).

Lad publikum vide alt, hvad de bør være opmærksomme på på forhånd – "rengøringen". Personligt er det ofte information om brandøvelser og udgange og at bede publikum om at slukke deres telefoner. Online kan det være etikette for kameraer, mikrofoner og brug af chatten.

Hvis du har lidt tid at fylde, mens publikum ankommer og falder til ro, kan du overveje at interagere med dem, der allerede er der. Stil nogle spørgsmål – enten med håndsoprekning eller ét-ords svar. Få publikum i den rette sindstilstand for den taler, de skal høre, måske med en historie eller øvelse (Det kan gøres fra deres pladser) relateret til det, de er ved at høre.

Indførelsen

Jeg har sagt det før, og jeg siger det igen, introduktionen er en af hovedpersonens vigtigste roller. Sådan sætter man scenen for taleren og får publikum begejstret for det, de skal høre. I din introduktion bør du svare på spørgsmålet "hvorfor skal publikum lytte?". Overvej, hvad publikum har brug for at vide:

• Hvem er taleren? Hvilken myndighed har de til at udtale sig om emnet?
• Hvad skal de tale om? Hvordan er dette relevant for publikum?
• Hvorfor betyder det noget? Hvad gør emnet nyttigt/interessant/vigtigt for publikum?

Du bør altid spørge taleren, hvordan de gerne vil introduceres. En god taler kan meget vel have en kort biografi og et oplægsresumé klar til dig. Jeg synes også, det er vigtigt, at du laver din egen research – jo mere du ved om personen, desto mere kan du personliggøre introduktionen og sikre, at den er relevant for målgruppen. Du vil fremstå langt mere naturlig, hvis du taler ud fra det, du ved, end blot at læse op, hvad taleren har sendt dig. Vær ikke bange for at fortælle publikum, hvorfor du er interesseret og begejstret for at høre præsentationen.

Interaktion efter taleren

Som hovedperson kan du ikke begrænse din involvering til kun begyndelsen og slutningen af sessionen. Du skal lytte til taleren hele vejen igennem. Når taleren er færdig og giver dig tilbage, så vis at du har lyttet. Tænk på:

• Hvad satte du pris på ved deres samtale?
• Hvorfor er det relevant og hjælpsomt for dem, der har lyttet? Vælg et eller to af højdepunkterne i det, taleren har sagt, og relatér det til publikum.
• Hvad fandt du særligt indsigtsfuldt, og hvordan vil du bruge det? Du kan være personlig i det, du siger – det er hjælpsomt for et publikum at dele dine egne historier og perspektiver.

Afhængigt af arrangementets størrelse og stil kan du overveje at spørge publikum om deres input – hvad var deres største erfaringer fra oplægget?

Der kan være tid i sessionen til spørgsmål efter præsentationen. Dette bør være en del af din forberedelse med taleren – vil de interagere med publikum under hele oplægget, eller vil de gerne tage spørgsmål til sidst? Vil de have dig som MC til at facilitere dette? Hvis ja, er der yderligere vejledning om dette i.

Lukning

Ligesom du var først på scenen, så vil du som MC være den sidste. Det er din rolle at afslutte begivenheden og afslutte den på en tilfredsstillende måde for publikum.

Du bør takke taleren passende og invitere publikum til at vise deres påskønnelse (typisk ved applaus personligt, måske i andre former online, som for eksempel via chatten). Dette kan også være som en lille gave eller et tegn på påskønnelse (Jeg har set gaver som chokolade eller donationer i talernes navn til en velgørenhedsorganisation, for eksempel). Uanset hvad er det vigtigt at lade taleren vide, at deres tid og ekspertise er blevet værdsat.

Dette er også din mulighed for at minde publikum om alt, hvad organisationen, der afholder arrangementet, gerne vil have, at de skal vide – for eksempel kommende arrangementer, hvor man kan finde mere information og/eller hvordan man kan blive mere involveret i organisationen.

Afslut arrangementet til tiden og efterlad publikum tilfredse med, at de har fået værdi for deres deltagelse. På den måde er de mere tilbøjelige til at deltage i lignende arrangementer i fremtiden.

Denne serie har handlet om at facilitere arrangementer – halvforberedte taler. Denne form for facilitering bygger på en blanding af forberedelse og lytte-/reaktionsfærdigheder. Jeg har dækket forskellige typer begivenheder, som kræver en MC. Nogle temaer kommer til udtryk i hver type (Gennemgås i detaljer i forskellige artikler i serien):

• Forberedelse – undersøg og mød dine oplægsholdere. Forklar hvordan arrangementet vil fungere, og opbyg relationer på forhånd.
• Introduktion – giv en gennemtænkt introduktion, der lader publikum vide, hvorfor de bør engageres
• Reaktion – lyt altid nøje til dine talere, følg op med kommentarer og spørgsmål baseret på, hvad du har hørt
• Konklusion – efterlad et stærkt varigt indtryk for dit publikum med passende opsummering, tak og fremtidige muligheder for publikum.