Metadaten nutzen – Tutorial zu SharePoint

In vielen Unternehmen werden sogenannte Metadaten-Eigenschaften zum besseren Auffinden von bestimmten Dateien verwendet. Durch Metadaten können auch tiefe und umfangreiche Ordnerstrukturen umgangen werden. Metadaten können in Bibliotheken durch Spalten bereitgestellt werden. Die Verwendung von Metadaten sollte immer mit dem gesamten Team abgesprochen werden, nicht jeder Benutzer der Teamwebsite sollte eigene Spalten hinzufügen, da sonst alle Teammitglieder den Überblick in der Bibliothek verlieren könnten. In meinem Beispiel habe ich die Spalten „Dokumentenart“ und „Bearbeitungsstatus“ dieser Bibliothek hinzugefügt. Anhand dieser Spalten können alle Teammitglieder die relevanten Dateien filtern, die für das jeweilige Teammitglied von Interesse sind. Über das Filter-Symbol können bestimmte Dateien ausgewählt werden. Sie sehen hier im unteren Bereich die Dokumentenart mit den jeweiligen Einträgen und den Bearbeitungsstatus, so könnte ich mir ganz schnell alle Dateien anzeigen lassen, die in Bearbeitung sind. Oder ich Filter nach einer bestimmten Dokumentenart. Ich hebe den Filter auf, indem ich hier auf „Alle Dokumente“ klicke und danach noch mal auf „Alle Dokumente“, dann werden mir wieder alle Dateien angezeigt. Es gibt Dateien, die ich bereits vorbereitet habe, diese befinden sich noch im Netzlaufwerk und ich möchte diese gerne in die Bibliothek hochladen. Dafür klicke ich in der Menüleiste auf den Befehl „Hochladen“. Ich wähle die beiden Dateien aus die ich benötige und diesen Dateien fehlen nun die Eigenschaften, die ich hier hinzufügen möchte. Wenn innerhalb einer Bibliothek eigene Spalten verwendet werden, wird in der Menüleiste der Befehl „Schnell bearbeiten“ angezeigt. Wird dieser Befehl ausgewählt, wird die Bibliothek in einer sogenannten Datenblattansicht dargestellt und das Hinzufügen von Eigenschaften kann schnell erfolgen. Ich klicke direkt in diese Zelle und habe hier ein Dropdown-Menü und kann jetzt auswählen, dass es sich hierbei um eine Checkliste handelt. Hätte ich jetzt mehrere Checklisten hochgeladen, könnte ich auch direkt auf dieses Anfasser-Symbol hier unten auf der rechten Seite in der Zelle zeigen und das Ganze automatisch vervollständigen. Hier handelt es sich aber um eine Dokumentation, deshalb wähle ich ein anderes Metadatum aus und zwar „Dokumentation“. Dann wähle ich noch den Bearbeitungsstatus, sobald ich die Eigenschaften ausgewählt habe klicke ich hier im oberen Bereich, wo die Menüleiste zu sehen ist auf „Schnelle Bearbeitung beenden“. Dann wann ich wieder in der Standardansicht der Bibliothek und meine Dokumente können zukünftig über den Filter schnell wiedergefunden werden. Angenommen ich wäre für die offenen Dokumentationen zuständig dann filtere ich nach der Dokumentenart. „Dokumentationen“, mir werden in diesem Fall zwei angezeigt einmal, eine Dokumentation, die abgeschlossen ist, einmal eine die in Bearbeitung ist. Bei der Arbeit mit diesem Bibliotheken kommen aber schnell viele, viele Dateien auf, so dass nachher nicht nur zwei Dokumente angezeigt werden, sondern vielmehr. Ich wähle hier im unteren Bereich noch einmal die Dateien aus, die in Bearbeitungen sind und schon sehe ich innerhalb der Bibliothek, auch wenn es ganz viele Dateien wären, nur die Dateien, die für mich gerade relevant sind. Um den Filter wieder aufzuheben klicke ich noch mal auf alle Dokumente und hier noch einmal auf die Ansicht „Alle Dokumente“. Die Verwendung von zusätzlichen Spalten ermöglicht, dass Dateien innerhalb von Bibliotheken schnell und einfach zu filtern und Inhalte somit schneller auffindbar sind.