Aus dem Kurs: Moderne Business-Kommunikation: E-Mail, Messenger, Telefon & Co.

Wie Ihre E-Mails wirklich gelesen (und beantwortet!) werden

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Wie Ihre E-Mails wirklich gelesen (und beantwortet!) werden

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E-Mails. Der Klassiker. Wir alle schreiben und bekommen sie und gefühlt gehen jeden Tag Tausende in unseren Postfächern unter. Die Frage ist also: Wie schaffen Sie es, dass Ihre Mail nicht im täglichen E-Mail-Chacos untergeht? Die Antwort ist einfach. Machen Sie es Ihrem Gegenüber so leicht wie möglich. Die meisten Menschen haben wahnsinnig viel zu tun in der sich immer schneller drehenden Businesswelt. Wenn Sie Ihre E-Mail sehen, entscheiden Sie in Sekunden – lesen oder löschen, gleich antworten oder aufschieben. Das heißt, halten Sie sich kurz. Keine Romanlänge. E-Mails sind keine Bachelorarbeit, sondern eher wie ein Espresso. Klein. Stark. Auf den Punkt. Fragen Sie sich vor dem Abschicken jedes Mal: Geht das kürzer? Und nach dem Kürzen gerne nochmal: Geht das noch kürzer? Wenn wirklich nichts mehr weggelassen werden kann, ohne die Botschaft zu verändern oder auf den freundlichen Ton zu verzichten, ist es gut. Wenn Ihnen das Kürzen noch schwerfällt, probieren Sie ruhig einmal aus, KI zu nutzen, um sich Vorschläge zum Kürzen machen zu lassen. Dann Struktur. Niemand hat Lust, sich durch einen massiven, unstrukturierten Textblock zu quälen. Arbeiten Sie mit kurzen Absätzen, klaren Aufzählungen, vielleicht sogar einer kleinen Hervorhebung. So kann man Ihre E-Mail quasi scannen oder querlesen, ohne das Wesentliche zu verpassen. Und ganz wichtig: Zeigen Sie gleich am Anfang, worum es geht. Stellen Sie sich vor, Ihr gegenüber liest nur die ersten zwei Zeilen. Reicht das, um zu verstehen, worauf Sie hinauswollen? Wenn Sie diese Basics beachten, steigt die Wahrscheinlichkeit enorm, dass Ihre E-Mail gelesen und auch beantwortet wird. Und mal ehrlich: Weniger unbeantwortete Mails im Gesendet-Ordner, das ist doch ein Traum, oder? Pausieren Sie gerne jetzt einmal diesen Kurs und sehen Sie sich Ihre letzten drei E-Mails an. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Wäre eine kürzere E-Mail möglich gewesen, ohne Inhalt und Tonalität zu verändern? Und ist die E-Mail auf den ersten Blick zu verstehen?

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