Anforderungen erfassen

Wenn Sie ein neues Lernsystem auswählen wollen, egal, ob es sich um ein Autorensystem, ein Lernmanagementsystem oder eine Akademieplattform handelt, dann sollten Sie sich am Anfang klar werden, was für eine Erwartungshaltung Sie haben. Was ist Ihnen wichtig? Beispielsweise geringe Kosten, hohe Anpassungsfähigkeit und hohe Zuverlässigkeit. Hier sollten Sie Ihre E-Learning- Strategie mit Ihrer Erwartungshaltung in Einklang bringen, denn manche dieser grundlegenden Ziele können einander widersprechen. Um die Anforderungen dann zu erfassen und ein System auszuwählen, hat sich, vereinfacht gesprochen, folgendes Vorgehen bewährt. Zuallererst sollten Sie die Anforderungen sammeln, idealerweise mit allen Stakeholdern innerhalb des Unternehmens und der Organisation und immer auch mit Blick auf die Lernenden. Anschließend – das ist ein sehr wichtiger Schritt – sollten Sie die Anforderungen priorisieren. Was ist Ihnen am wichtigsten? Was brauchen Sie unbedingt? Bei diesen Funktionalitäten sollten Sie dann bei der Systemauswahl deutlich genauer hinschauen und sich mehr Zeit nehmen. Anschließend geht es in einen Vergleich von Systemen und Anbietern und zum Schluss in die Auswahl eines einzelnen Produkts. Anforderungen aus Sicht der Lernerinnen und Lerner an ein Lernsystem könnten zum Beispiel sein: eine einfache und intuitive Bedienbarkeit, die Usability oder auch Learning Experience, das Lernerlebnis. Korrekte, aktuelle, zielgruppenorientierte Inhalte sind natürlich auch eine Anforderung. Multimediale Angebote, Möglichkeiten zur Lern- erfolgskontrolle, natürlich auch verschiedene Lernformate und die ortsunabhängige Nutzung, beispielsweise auch die Offline- Nutzung kann eine mögliche Anforderung von Lernenden sein. Sie sollten sich aber auch in die Sichtweise von Lehrenden und Tutoren hineinversetzen. Was brauchen die, beispielsweise auch eine einfache und intuitive Bedienung? Die Wiederverwendbarkeit von Inhalten, um sie nicht mehrmals neu kreieren zu müssen? Die Möglichkeit zum Austausch von Inhalten mit anderen Systemen, beispielsweise über E-Learning- Standards wie LTI oder SCORM? Eine Suchfunktion, vielleicht auch eine ortsunabhängige Nutzung und natürlich auch weiche Faktoren wie Support und Unterstützung bei ihren entsprechenden Vorhaben. Zu guter Letzt macht es auch Sinn, sich in Redakteurinnen und Redakteure, Administratorinnen und Administratoren hineinzuversetzen. Was ist hier zu beachten? Gibt es Templates für häufige Aufgaben? Gibt es die Möglichkeit, gleiche Inhalte unterschiedlich aufzubereiten, vor allem im didaktischen Bereich? Wie gut lassen sich didaktische Wünsche anpassen und individualisieren? Gibt es Lernpfade, beispielsweise? Wie einfach ist der Umgang mit Schnittstellen? Welche Standardschnittstellen sind bereits vorhanden? Wie lassen sich Kontrollmechanismen in einem redaktionellen Workflow integrieren? Gibt es eine ausreichende Rechteverwaltung, diese verbunden auch mit einem entsprechenden »Single- Sign-On-System«? Gibt es Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken? Und natürlich auch hier: Wer leistet wann und wie den entsprechenden Support? Die Liste von Anforderungen kann lang werden. 100 Zeilen, 200 Zeilen Excel sind da keine ungewöhnliche Sache. Was allerdings wichtig ist: Weniger ist mehr. Seien Sie klar und eindeutig in den Aussagen, strukturiert, im Sinne von einer einheitlichen Erfassung, und möglichst genau. Selbst in übergeordneten Anforderungen sollten Sie auf den Punkt gebracht sein und technisch valide. Und zu guter Letzt, wir hatten es schon kurz erwähnt, ist die Priorisierung entscheidend. Hier hilft die Methode, nach den zwei Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit zu differenzieren. Wichtigkeit heißt: Wie wichtig ist eine Funktionalität oder Anforderung dafür, dass meine Akademie oder Plattform optimal funktioniert? Und Dringlichkeit heißt: Wie dringend brauche ich diese Anforderung oder Funktionalität? Es mag zum Beispiel sehr wichtige Anforderungen geben, die aber nicht unbedingt im ersten Projektschritt realisiert werden müssen. Mit diesen zwei Dimensionen erreichen Sie es, Ihre Anforderungen sauber zu priorisieren und sparen sich damit im Auswahlprozess sehr viel Arbeit, weil sie eben hauptsächlich das Augenmerk auf die wichtigen und vor allem auf die gleichzeitig wichtigen und dringlichen Anforderungen legen können und die anderen Anforderungen eher etwas hinten anstellen.