Dateiablage sinnvoll organisieren

Wer Ordnung kennt, ist nur zu faul zum Suchen. Das ist ein launiger Spruch. Aber ernst nehmen sollte man ihn natürlich nicht. Erst recht dann nicht, wenn es um die Frage geht, wie Dateien auf einem Laufwerk gespeichert und organisiert werden. Sämtliche Informationen auf einem Computer sind ja in Dateien gespeichert. Und davon gibt es bei einem normalen System eine sehr unüberschaubare Menge. Selbst ein frisch installiertes System, bringt es da problemlos auf mehrere hunderttausend Dateien. Ein normaler Windows-Computer kommt da zum Beispiel spielend auf rund 300 bis 400 Tausend. Diese Dateien muss das Betriebssystem allesamt im Blick haben und jederzeit finden können. Mit launigen Sprüchen kommt man da nicht mehr allzuweit. Damit der gezielte Zugriff auf eine bestimmte Datei nicht zu einem hoffnungslosen Unterfangen wird, werden alle Dateien in einer hierarchischen Ordnerstruktur verwaltet. Hier sorgt bereits das Betriebssystem selbst für eine erste Übersicht. Zwar hat jedes System seine eigenen Strukturen, aber generell lassen sich drei große Bereiche unterscheiden, System, Programme und Benutzer. Im Systembereich wird alles abgelegt, was im weitesten Sinn zum Betriebssystem gehört, also natürlich Windows oder macOS selbst, aber auch die Treiber, Systemschriften, die Geräteverwaltung und vieles, vieles mehr. Im Ordner Programme finden Sie alle Informationen und Daten, die die verschiedenen Programme auf unserem Computer für ihren reibungslosen und korrekten Einsatz benötigen. Der Benutzerbereich ist schließlich ganz allein für uns bestimmt. Hier werden alle Inhalte abgelegt, die wir auf den Computer kopieren oder die wir am Computer erstellen. Als Anwender haben wir mehr oder weniger den vollen Zugriff auf alle drei Bereiche und könnten hier im Prinzip nach Gutdünken schalten und walten, aber wir sollten es nicht tun. So können unbedachte Eingriffe im Systembereich dafür sorgen, dass das ganze System beschädigt wird und nicht mehr fehlerfrei ausgeführt werden kann. Von diesem Bereich wollten wir uns im Alltag also möglichst fernhalten. Ähnliches gilt für den Programme-Bereich. Auch hier könnten wir beliebig Dateien speichern, löschen, umbenennen oder verschieben. Aber das sollten wir besser bleiben lassen. Die Verwaltung dieses Bereichs können wir in der Regel dem Betriebssystem überlassen. In der Praxis kommt es eher selten vor, dass wir hier selbst Hand anlegen müssen. Sie sollten daher alle Dateien, die von Ihnen stammen oder von Ihnen auf den Computer kopiert werden, im Benutzerbereich hinterlegen und verwalten. Dabei richten alle Betriebssysteme als Hilfestellung im Benutzerordner weitere Unterordner ein. So bieten alle Systeme Standardordner für Dokumente, Bilder, Musik und Videos. Hier handelt es sich um Vorschläge des Systems, nicht um zwingende Vorgaben. Sie können Ihre Datei natürlich in den Ordnern und mit den Strukturen speichern, die Ihnen sinnvoll erscheinen. Allerdings gehen sehr viele Programme davon aus, dass die Standardstrukturen genutzt werden. So greift etwa ein Programm zur Bilderverwaltung standardmäßig auf den Bilderordner im Benutzerverzeichnis zu oder ein Programm zum Videoschnitt automatisch auf das entsprechende Videoverzeichnis. Das können Sie selbstverständlich alles manuell anpassen, aber das können Sie sich sparen, wenn Sie von Anfang an mit den Ordnern arbeiten, die das System Ihnen vorschlägt. Schließlich gibt es im Benutzerordner auch einen Ordner Desktop. Bei macOS heißt er Schreibtisch. Hierbei handelt es sich um einen Sonderfall. Der Inhalt dieses Ordners wird Ihnen jederzeit als Arbeitsfläche Ihres Computers gezeigt. Anders gesagt, bei Ihrem Desktop mit all seinen Inhalten handelt es sich um nichts anderes als einen Ordner innerhalb Ihres Benutzerordners, der vom Betriebssystem besonders behandelt wird. Wie Sie Ihre Dateien verwalten, bleibt natürlich ganz allein Ihnen überlassen. Es empfiehlt sich aber meiner Erfahrung nach, die vom System vorgeschlagenen Strukturen auch zu nutzen, also Dokumente, Bilder, Videos und Musik in den dafür vorgesehenen Ordnern abzulegen. Innerhalb dieser Ordner sollten Sie allerdings nicht alles kreuz und quer durcheinander speichern, sondern mit einer hierarchischen Struktur arbeiten. So können Sie etwa unterhalb von Dokumenten zwei Ordner Privat und Büro einrichten und unterhalb dieser Ordner weitere Unterteilungen vornehmen. Welche das sind, hängt natürlich sehr stark davon ab, welche Dateien und Inhalte Sie speichern. Viele Anwender tendieren dazu, einfach alles auf dem Desktop abzulegen. Das geht zwar einfach und schnell, führt aber kurz oder lang dazu, dass Sie sich vor lauter Dateien und Ordner auf Ihrem Schreibtisch nicht mehr zurechtfinden. Als Faustregel hat sich für meinen Arbeitsalltag bewährt, dass ich spätestens nach zwei oder drei Tagen meinen Desktop aufräume und die dort abgelegten Dateien in die passenden Ordner in meinem Benutzerverzeichnis verschiebe. Versuchen Sie bei der Benennung von Ordnern und Dateien einprägsame, aussagekräftige Namen zu finden, an denen Sie erkennen, worum es sich dabei jeweils handelt. Vermeiden Sie nach Möglichkeit allgemeine Bezeichnungen wie etwa Sonstiges. Erfahrungsgemäß entwickeln sich diese Ordner sehr schnell zu Datei-Friedhöfen, die man nie wieder besucht. Bei der Anzeige des Inhalts eines Ordners sollten Sie intensiven Gebrauch von den Möglichkeiten des Dateimanagers machen. Lassen Sie sich Ihre Inhalte also nicht nur alphabetisch nach Dateinamen ausgeben, sondern sortieren Sie die Anzeige bei der Suche nach aktuellen Dokumenten etwa auch nach dem Datum der letzten Änderung. Zudem bieten alle modernen Dateimanager leistungsfähige Suchfunktionen. Wenn Sie einprägsame Dateinamen benutzt haben, finden Sie damit jede gesuchte Datei blitzschnell wieder.