Was ist der effektivste Weg, um Veranstaltungskosten zu berechnen?

Eu sou viciada em planilhas! Hehehe Tenho um modelo de orçamento de eventos que contempla comparativo de previsto x realizado. Nessa planilha, segmento as despesas pelos principais tipo de despesa, ex: A&B, brindes, espaço, logística etc. Em cada uma das “categorias”, incluo subitens que detalhem todas as despesas. Caso seja um evento que gere receita, elas também são consideradas em um item a parte. Ah! Importante sempre ter uma previsão de despesas extras, pois em evento, tudo sempre pode acontecer…

Sometimes the most meaningful events aren’t the ones with the clearest short-term ROI. When I consider whether to take part, I look beyond the numbers. Is it aligned with my broader purpose? Will it deepen relationships, build trust, or reinforce our value proposition? Some events establish authority, others spark ideas, and a few simply bring joy. And that matters too. Not everything needs to be measured in pounds and pence - sometimes the return is energy, connection, and impact over time. Do it because it lights you up. That kind of authenticity is hard to ignore - and often leads to the results you weren’t expecting but truly value.

Na minha experiência, a maneira mais eficaz de calcular os custos de um evento é começar pelo objetivo e escopo do projeto. A partir disso, uso uma planilha estruturada por categorias — como espaço, montagem, serviços, tecnologia, comunicação, equipe e imprevistos. Também costumo cruzar esses dados com histórico de eventos anteriores e armazeno tudo no CRM, o que me ajuda a prever variações e ajustar orçamentos com mais agilidade. Planejamento e controle são o coração de um evento bem executado!

The most effective way to calculate event costs is by creating a detailed budget that outlines all key expense categories such as venue, catering, staffing, marketing, technology, and miscellaneous items. Start by estimating each line item using vendor quotes or historical data, and always include a contingency buffer of 10–15% for unexpected costs. If the event generates revenue (e.g., ticket sales or sponsorships), track those as well. Use budgeting tools like spreadsheets or event management software to stay organized and update the budget regularly as plans evolve. This ensures accurate forecasting and helps keep the event financially on track.

To effectively calculate event costs, start by clearly defining your event's objectives to understand the scale and requirements. Create a comprehensive budget template, including all possible expenses like venue, catering, equipment, and staffing. Research and gather multiple quotes for each item to ensure cost-effectiveness. Always include a contingency fund (about 10-20% of the total budget) for unforeseen expenses. Keep track of actual spending against your budget, adjusting as necessary, and conduct a post-event review to refine future budgeting strategies.

Microsoft Excel is huge! A lot of people underestimate the power of spreadsheet software programs . Not only are you able to create formulas for certain categories, but the data you produce allows you to establish ready-to-use charts for data depiction .

Something that I think often gets overlooked in creating initial event budgets is staff time. It is often a very significant cost, and decisions you make about the event’s format, flow and follow up can have major impacts. When creating an event budget be sure to consider staff time needed to prep, execute, and follow up on the event, ideally reflected with the hourly rates of the specific staff needed.

Primeiramente eu identificaria as necessidades, selecionaria os fornecedores mais adequados, analisando o melhor custo benefício entre fornecedores novos, porém próximo ao evento, ou fornecedores já homogados ainda que distantes. Para mão de obra, faria uma análise de investimento entre tecnologia ou pessoas.

Melhor coisa para você calcular os custos de eventos é relacionado todos os custos no sistema de PMS ou através de uma planilha e analisá-los da melhor forma ou seja sem isto você não consegue operar e também fazer um comparativo com o que ocorreu nos períodos anteriores este é o sucesso!

The first few events are difficult as you will not know many costs associated with a specific type of event. After few events it becomes easier as you will know the cost of various heads. It is important to have per unit price of elements as your quantities will vary from event to event.

Great insights! It is also important to remember that ROI from events isn’t always about immediate revenue—especially in industries with long sales cycles like aerospace or industrial equipment. In these spaces, trade shows, corporate demo events, etc., serve as strategic touchpoints: building trust, deepening relationships, and accelerating conversations that may take months or even years to close. When we measure ROI, we also need to factor in brand visibility, face-to-face engagement, competitive insights, and long-term pipeline growth. Thanks for opening up this important conversation!

Quando você tá organizando um evento, vale a pena trabalhar com dois cenários de receita: um mais pé no chão e outro mais otimista. Se já teve outras edições, usa esses dados como base — eles ajudam a ter uma noção real de vendas e patrocínio. Pensar em combos tipo “ingresso + brinde” pode aumentar o ticket médio.

Usando ferramentas como Microsoft Excel ou Google Sheets, é possível criar um plano orçamentário para eventos. Primeiro, é necessário definir a finalidade, o público-alvo e o contexto do evento. Ex: É um evento corporativo, de classe profissional ou aberto ao público. É financiado por patrocínio ou por reserva de ingresso? Em seguida, é necessário identificar os recursos necessários, como por exemplo o espaço físico, materiais, fornecimento de comida, brindes, serviços de terceiros e outros itens relevantes. Por fim, elabore um orçamento financeiro que compare despesas e receitas previstas com as realizadas, analisando deste modo, a eficiência dos recursos utilizados no evento.

Me resultó útil para tener en cuanta las variables a considerar en el presupuesto, pero me hubiera gustado que estén los porcentajes aproximados a destinar en cada variable, incluyendo como calcular el porcentaje de ganancia aproximado.

Embora o artigo apresente de forma clara como organizar, planejar e executar um evento com foco em palestras e troca de conhecimento, senti falta de um ponto importante: como medir se tudo isso, de fato, gerou impacto para quem participou. Ter um evento bem executado é essencial, mas entender o que ficou para o público também é. Coletar feedbacks, observar o nível de engajamento, entender o que os participantes conseguiram aplicar depois do evento, tudo isso ajuda a mostrar se os objetivos foram alcançados. Incluir essa etapa no processo contribui não só para melhorar as próximas edições, mas também para garantir que o evento tenha deixado um aprendizado real em cada pessoa presente.