Zusammenarbeit mit externen Prüfern zur Sicherheit von Finanzdaten. Wie stellen Sie sicher, dass es geschützt bleibt?

A realização de um mapeamento detalhado dos fluxos de dados e dos pontos de contato internos e externos permite antecipar riscos específicos, como áreas de maior exposição e integrações vulneráveis. Isso possibilita priorizar controles e ações preventivas alinhadas ao negócio.

Uno de los aspectos clave en auditorías externas es el control de acceso a la información financiera. En mi experiencia, implementar protocolos de permisos temporales y trazabilidad ha sido fundamental para minimizar riesgos. Además, el uso de plataformas cifradas y autenticación en múltiples factores protege los datos sin afectar la eficiencia del proceso. ¿Qué estrategias han funcionado mejor para ustedes en la colaboración con auditores?

Estabelecer um Acordo de Não Divulgação (NDA) com os auditores externos para garantir que eles não compartilhem informações confidenciais com terceiros. Fornecer acesso apenas aos dados necessários para a auditoria, limitando o acesso a informações sensíveis. Monitorar o acesso aos dados e as atividades dos auditores externos para detectar qualquer atividade suspeita. Contratar auditores externos que possuem certificações de segurança relevantes, como ISO 27001.

Adotar plataformas de transferência com criptografia ponta a ponta e autenticação multifator é essencial, mas o diferencial está em auditar periodicamente as atividades nessas plataformas, identificando usos atípicos que podem indicar tentativas de acesso indevido ou vazamentos.

Utilizar entornos seguros de trabajo mediante plataformas con trazabilidad documental, como SharePoint u otras herramientas habilitadas para la auditoría, que permiten compartir información de forma controlada. Estas plataformas aseguran el acceso 24/7 tanto para el equipo auditor como para el nuestro, con registro de cada actividad, por responsables, seguimiento de requerimientos y actualizaciones en tiempo real, lo que garantiza transparencia, orden y seguridad en todo el proceso de auditoría.

Use encrypted, secure file-sharing platforms—preferably those that comply with industry standards like SOC 2, ISO 27001, or GDPR. Avoid email attachments. Implement data expiration, download limits, and watermarking where applicable.

Apply the principle of least privilege: give auditors access only to the data they need, for the time they need it. Use multi-factor authentication (MFA), single sign-on (SSO), and role-based permissions to further restrict access.

Track who accessed what, when, and from where. Log all interactions and set up alerts for unusual activity. Use SIEM (Security Information and Event Management) tools or audit trails to maintain transparency and control.

In compliance and AML work, continuous monitoring is essential not only for internal operations but also when external auditors access sensitive data. Even simple audit logs and access alerts can help spot issues early and prevent problems. While protecting financial data is crucial in any audit, it’s especially critical in AML, where detecting suspicious transactions and unusual access patterns is key to preventing financial crimes. Transparency and traceability are essential for building trust and minimizing risks throughout the audit

Ensure internal teams and auditors are briefed on data security expectations. Provide short, focused training on handling confidential data, phishing risks, and incident reporting procedures.

Inclua cláusulas específicas sobre reporte de incidentes, apagamento seguro de dados após encerramento da auditoria e direito de auditoria reversa sua empresa pode auditar as práticas dos terceiros periodicamente. Isso traz mais proteção jurídica e operacional.

Finalize data protection via NDAs, data processing agreements (DPAs), and cybersecurity clauses in your contracts. Clearly define responsibilities, data handling rules, and breach response protocols.