课程: 项目管理基础知识
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如何有效地召开会议
会议会消耗本可以用于 完成项目工作的时间和精力， 而且因为会议有多人参加， 它比其他工作消耗成本更快。 但有时会议又是工作和沟通的最佳方式。 如果要开会，就要开得有价值。 确保会议富有成效的第一步是， 明确会议要达成的结果。 明确会议目的以及试图获得的结果， 例如批准某项行动或解决某个问题。 第二，制定议程。 议程的作用是确保会议涵盖每项内容， 使讨论不脱离主题，并按时结束会议。 请在议程中列出要讨论的主题， 以及每一主题的预估时间。 与会者越多，越难达成一致。 因此，第三步就是将与会者人数限制在 ��现目标所需的人员范围内。 第四，让与会者有机会做好准备。 安排会议时要考虑与会者是否有空， 并提前发送会议邀请。 例如，如果你希望利益相关者批准修正的项目规划， 请在开会前几天发送会议请求和修改后的规划。 第五，即使与会者并未全部到齐 也要按时开始和结束会议， 即使有人来晚了也不要重复前面的内容。 第六，掌控会议，让每个人专注于会议目标。 作为项目经理，你在会上有许多事要做。 如果可能，让他人作主持人。 主持人首先对会议做简短介绍， 介绍内容包括会议目的、议程主题、 与会者以及基本的互动原则。 如果人们没有积极参与，主持人应推动讨论； 如果讨论偏离主题， 主持人要提醒大家回归主题。 例如，添加一个关于停车位的主题， 在下次会议中讨论。 最后，要做好会议记录。 要不然你怎么能记住大家达成一致的决策、 确定的行动项以及负责人是谁？ 在会议进行过程中， 你可以在白板或活页挂图上记下要点。 如果可能，指定他人进行记录。 会后，你可以整理会议记录， 提炼出行动项、负责人以及截止日期。 将会议记录分发给与会者 以及需要了解会议内容的其他人。 卓有成效的会议可以使项目运作更加顺利， 并提高你在工作中的人气。
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