课程: 行政专员基础知识

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作为行政管理人员， 你可能会在多个不同的邮箱账户之间切换， 处理自己的收件箱和高管的收件箱。 处理多个邮件有时可能会让人手忙脚乱， 但有一些做法可以帮你确保 不疏漏邮件的任何内容。 首先，先浏览自己的邮件。 解决所有紧急请求。 这样你的同事可能就会发现， 写邮件抄送你是一件 可以加快工作处理速度的事， 这会给他们带来惊喜，也让你的一天更顺利。 然后，再浏览高管的邮件。 这可以让你根据收到的邮件 来判断这一天的节奏， 并了解需要调整的优先事项。 你手上的任务或任务清单 可能根据前一天晚上收到的邮件发生了变化。 务必阅读每封邮件， 甚至是标记为红色的邮件。 高管可能已经浏览过邮件， 这会帮你更好地了解哪些邮件需要回复。 对于需要采取行动的邮件， 进行标记以便跟进。 你可以将这些邮件打印出来， 这样一来，在见到高管时， 你们就可以讨论需要采取的行动。 接着，处理有关日程安排的邮件。 因为高管的日程是你安排的， 所以如果有人发邮件来邀请 高管出席电话会议或会议， 你就可以轻松回复。 如果有你能解决的问题，直接处理。 如果你或其他人都可以轻松处理邮件的内容， 就直接回复这类邮件， 这对高管是一个很大的帮助。 例如，如果有人寻找某个文件， 你可以自行处理或委派其他人处理。 删除垃圾邮件。 这样可以避免干扰高管的邮件。 对于不断收到的邮件或简报， 可以直接从列表中取消订阅或屏蔽发件人。 关键在于想出一种适合你和高管的方法。 记住，你能为高管处理的干扰邮件越多， 剩下需要真正管理的事就越少， 这会让你和高管都更轻松。 对邮件有一定的控制权也会省却以后的麻烦， 因为请求者可能直接来找你， 而不是干扰高管了。 如果高管的收件箱满是不必要的邮件， 那么就会很容易丢失、删除或忽略邮件。 你可以运用这些技巧消除很多干扰邮件， 让你和高管都更轻松地开展工作。

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